Gmailを使っていて、特に情シスだといろんな通知メールなんかで数万件くらい未読がたまることってありませんか？そして、やり取りをしなきゃいけないメールだけ埋もれてしまって、対応が遅れるといったことってありませんか？

そんな問題についての私の解決策です。

なんでそんなことしたいの？

冒頭にも書きましたが、情シスやってると本当にたくさんのメールが来るんです。フィルタ機能をうまく使えばいいのですが、全部にフィルタしていくとなるとそれはそれで大変です。読まないメールをフィルタしていく方式だと追いつかないのです。

そのうち、受信トレイの未読数がどんどん溜まっていって、それがストレスになります。

この状態が続くと本当に対応しなければいけないメールを見逃してしまったりするので、本当に対応しなければいけないメールだけをちゃんと対応しつつ、かつ受信トレイの未読数をゼロに保つ方法をずっと考えてきましたが、ついに自分の中で解が出たので、その方法を書きます。

これをやると受信トレイからは常にメールがなくなり、必要なメールを探す時には検索したり、「すべてのメール」から探す必要がありますが、結局受信トレイが数万件未読の状態ではやることは同じなので、受信トレイがきれいなほうが精神衛生上良いのでそうしてます。

端的に言うと「すべてのメールをアーカイブ&既読して、必要なメールだけラベルをつける」というやり方です

やりかた

「含む」に「label:inbox」を指定して続行
「本当にいいのかい？」と聞かれるので問答無用で「OK」
以下のチェックを入れてフィルタを作成
- 受信トレイをスキップ
- ラベルをつける「new」（※あとでGASで使います。任意の名前でOK）
- X件の一致するスレッドにもフィルタを適用する

これで「受信トレイ」からメールがなくなったと思います。